E-Rechnung: ab 2025 Pflicht für Unternehmer

Als Unternehmer oder Dienstleister haben sie zwangsläufig mit Rechnungen zu tun. Ab 2025 gibt es durch die E-Rechnungspflicht allerdings Änderungen, die zwingend beachtet werden müssen. In diesem Artikel geht es um diese Neuerungen und weitere Informationen.

Papierrechnungen und E-Rechnungen

Für Unternehmer, Dienstleister aber auch Kunden gehören Rechnungen zum Tagesgeschäft. Sie erfassen alle erforderlichen Angaben schriftlich, um den Kauf einer Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung zu dokumentieren. Außerdem dienen sie zur Regelung der Zahlung.

Bislang können Rechnungen auf mehrere Art und Weisen ausgestellt werden.

• Klassische Rechnungen: Klassisch werden Rechnungen im Papierformat ausgestellt.
• Elektronische Rechnungen: Rechnungen, die in elektronischer Form wie z.B. über Datenaustausch (EDI; Electronic Data Intercharge), E-Mails (inkl. PDF Rechnung) oder Computer Fax übermittelt werden.

Wichtig: Bei Rechnungen jeder Art gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Änderungen an Angaben wie: Rechnungsaussteller, Datum, Leistungsbezeichnung oder Empfänger sind demnach nicht gestattet.

Rechnungen im B2B

B2B, Business to Business, beschreibt Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, die zwischen zwei Unternehmen stattfinden.

Firmen haben die Erlaubnis, Rechnungen zu erstellen, wenn sie eine Lieferung durchführen oder andere Dienstleistungen erbringen. Im B2B Geschäft ist die Ausstellung einer Rechnung jedoch Pflicht, wenn der Umsatz nicht steuerbefreit ist.

Gut zu wissen: Die Rechnungsausstellung muss spätestens 6 Monate nach Ausführung der Leistung erfolgen. Außerdem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Das bedeutet, dass entweder Sitz, Geschäftsleitung oder am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland liegen müssen. Falls nicht vorhanden, reicht nach §14 Abs. 2 Satz 3 des UStG-E auch der Wohnsitz im Inland.

Ab 2025: E-Rechnungspflicht für B2B Transaktionen

Ab 2025 besteht die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von E-Rechnungen im B2B Bereich. In den einzelnen Begriffen gibt es demnach Veränderungen.

Ab 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

• E-Rechnungen: elektronische Rechnungsstellung im strukturierten, elektronischen Format. E-Rechnungen werden in diesem Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Hier ist zu beachten, dass das Format der CEN-Norm EN 16931 entsprechen muss.

-> CEN-Norm EN 16931 ist das einheitliche, semantische Datenmodell für E-Rechnungen. Es beschreibt die Pflicht, E-Rechnungen ausstellen zu müssen.

• sonstige Rechnungen: Rechnungen im Papierformat, als E-Mail oder Fax gelten künftig als sonstige Rechnungen.

Welche Veränderungen treten ein?

Neue Veränderungen bringen erhöhten Aufwand mit sich, wenn es um die Umsetzung geht. Wegen des wahrscheinlich hohen Aufwands wird es zwischen 2025 und 2027 Regelungen geben, die den Übergang leichter machen.

Bis 2026 soll folgendes beachtet werden:

• In 2025 und 2026 dürfen ausgeführte B2B Umsätze weiterhin in Papierform ausgestellt werden.
• Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (nach CEN-Norm), z.B. E-Mails, sind weiterhin zulässig.

Wichtig hierfür: Das Vorgehen muss mit dem Rechnungsempfänger vorher vereinbart werden. Der Rechnungsaussteller dafür die schriftliche Zustimmung des Rechnungsempfängers.

Bis Ende 2027 gilt:

• B2B Umsätze, die in 2027 ausgeführt werden, dürfen auch dann noch in Papierform ausgestellt werden.
• Elektronische Rechnungen, die nicht dem aktualisierten Format entsprechen, sind nach wie vor erlaubt. Der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers darf die Grenze von max. 800.000 Euro jedoch nicht überschreiten.

->Wird die Grenze überschritten, sind elektronische Rechnungen im EDI Verfahren erlaubt.

Ab 2028 gilt:

2028 steht als Grenze für die Regelungen zum Übergang und den neuen Voraussetzungen. Die neuen Anforderungen an E-Rechnungen müssen zwingend eingehalten werden.

Das EDI-Verfahren bleibt eine gültige Option. Voraussetzung dafür ist, dass die Daten aus dem verwendeten Rechnungsformat korrekt und vollständig extrahiert werden können. Diese sind für die Umsatzsteuer relevanten. Somit wird sichergestellt, dass das EDI-Verfahren den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht.

Vorteile für Rechnungsaussteller- und Empfänger im Überblick

Trotz Umstellung und eventuell aufkommenden Mehraufwands in der Anfangszeit, ergeben sich aus den Neuerungen einige Vorteile.

Für Rechnungsaussteller:

• Vereinfachung der Rechnungsstellung
• Kürzere Bearbeitungszeiten
• Beschleunigte Abwicklung und rechtzeitige Zahlung
• Einsparungen beim Versand von Rechnungen durch Reduzierung von Papier und Porto
• Verbesserung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Überprüfung von Rechnungen
• Flexibilität durch die Möglichkeit, Rechnungen von jedem Ort aus zu erstellen.

Für Rechnungsempfänger:

• Erhöhte Datenqualität durch reduzierte Fehler
• Einsparungen bei der Rechnungsverarbeitung
• Möglichkeit zur dezentralen Bearbeitung von Rechnungen
• Flexibilität durch die Option, Rechnungen unabhängig vom Standort zu empfangen und zu bearbeiten

Zusammenfassend

Die Einführung digitaler Rechnungsstellung hat in Italien bereits zahlreiche Vorteile für Unternehmen gebracht. Sie hat die Transparenz gesteigert, die Effizienz der Prozesse verbessert und zu einer beschleunigten Zahlung der Rechnungen geführt. Dieser Ausblick wird auch in Deutschland nach der Umstellung erwartet.

Die Umstrukturierung zwischen 2025 und 2028 kann und wird sicherlich viel Aufwand mit sich bringen. Unternehmen müssen Prozesse verändern und umsetzen, sodass sie der CEN-Norm entsprechen. Haben Sie sich allerdings erst einmal daran gewöhnt, so profitiert Sie von den Vorteilen. Flexibilität, Einsparungen und Vereinfachung: für beide Seiten werden Rechnungen transparenter und entspannter.

Gerne unterstützt Sie s&w bei der Umstellung auf die E-Rechnung.

Foto: Joao Viegas (Unsplash)

Quelle: Haufe, Datev

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