Wie japanische Manager in Deutschland Herausforderungen meistern können

Japanische Expat-Manager stehen in Deutschland oft vor Herausforderungen in Bezug auf Kultur, Sprache, Kollegen, Kunden, Behörden und Anforderungen der Unternehmenszentrale.

Sie werden oft zu Abteilungsleitern oder Finanzchefs, ohne einen technischen Hintergrund zu haben. Japanische Arbeitgeber bevorzugen dieses herausfordernde Umfeld, um die besten Kandidaten für eine Beförderung zu finden: entweder mit oder ohne Erfolg. Dieser Artikel beschreibt, wie sich japanische Manager im Ausland erfolgreich in diesem Umfeld bewegen können.

Japanische Manager begegnen im Ausland oft Herausforderungen

Während meiner Arbeit in Indonesien und Deutschland habe ich zwei Typen von japanischen Expat-Managern beobachtet. Der erste Typ wird direkt aus Japan entsandt und hat noch nie in einem anderen Land gelebt. Er hat entweder begrenzte Englischkenntnisse oder zögert, englisch zu sprechen. Der zweite Typus hat oft schon in anderen Ländern gelebt und beherrscht die englische Sprache.

In Japan passt die Berufsausbildung nicht immer zu dem Beruf, den man letztendlich ausübt, wie im angelsächsischen System. In Deutschland gibt es ein kulturelles Problem, wenn man eine neue Führungsaufgabe übernimmt. In dieser Situation müssen Sie sich beweisen und sich den Respekt Ihrer lokalen Untergebenen verdienen.

Technisches Fachwissen ist der Schlüssel, um sich den Respekt des lokalen Teams zu verdienen

Technisches Fachwissen leitet diesen Prozess ein und gipfelt darin, dem Team ein gesundes Maß an Selbstvertrauen zu vermitteln. Ohne diesen Respekt des lokalen Teams fehlt es oft an Unterstützung, und selbst gute Teammitglieder verlassen ihren Arbeitsplatz.

Deutsch ist notwendig, um mit dem lokalen Team in Kontakt zu treten

Die Sprache ist eine weitere Herausforderung. Englisch ist wichtig für Geschäfte in deutschen Städten, aber Deutschkenntnisse sind notwendig, um mit dem lokalen Team in Kontakt zu treten.

Aufgrund der langen Arbeitszeiten und einer begrenzten Entsendung (meist 4 Jahre) nach Deutschland ist es für japanische Expat-Manager in der Praxis jedoch fast unmöglich, Deutsch zu lernen.

Das deutsche regulatorische Umfeld ist komplex und das Steuerrecht ändert sich ständig

Das regulatorische Umfeld in Deutschland ist äußerst komplex, insbesondere das Steuerrecht, das sich ständig ändert. Japanische Unternehmen beauftragen in der Regel Big4-Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit der Steuerberatung, um Sicherheit zu gewährleisten. Wegen der begrenzten Mittel ignorieren sie oft die täglichen Fragen und Gespräche, was dazu führt, dass sich die japanischen Manager im Ausland unsicher fühlen.

Japanische Manager im Ausland arbeiten oft Tag und Nacht

Japanische Expat-Manager in Deutschland stehen tagsüber vor Herausforderungen und bearbeiten nachts Sonderwünsche. Der Grund dafür ist der Zeitunterschied zu Japan.

Diese Anfragen erfordern oft eine sofortige Bearbeitung. So kann es beispielsweise sein, dass sie einen Managementbericht erstellen müssen, der über das ERP-System nicht leicht bzw. automatisiert zu erstellen ist. Möglicherweise müssen sie auch Bewerbungsgespräche für einen neuen Personalleiter vor Ort führen. Außerdem müssen sie möglicherweise die Einführung einer neuen IT-Funktion überwachen.

Was ist das Ergebnis dieser vielfältigen Herausforderungen, mit denen japanische Manager im Ausland konfrontiert sind?

In meiner über 25-jährigen Erfahrung mit Hunderten von japanischen Expat-Managern habe ich beobachtet, dass – natürlich mit Ausnahmen – japanische Expat-Manager mit einer begrenzten Entsendung das tun, was jeder tun würde: den Status beibehalten und kein Risiko eingehen.

Dies hilft dem japanischen Unternehmen jedoch nicht, da es zum Beispiel keine neuen Möglichkeiten eröffnet:

Die Nutzer verwenden keine neuen Buchhaltungssysteme oder Module, die Prozesse automatisieren und digitalisieren. Die Nutzer verwenden keine neuen Buchhaltungssysteme oder Module, die Prozesse automatisieren und digitalisieren. Das bedeutet, dass wir keine digitalen Banktransaktionsdaten und Lerndateien verwenden. Der Zweck der Nutzung dieser Ressourcen ist es, das Buchhaltungsteam zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren.

Wir verzögern wichtige Entscheidungen über unsere Mitarbeiter: Wir entlassen keine unproduktiven oder störenden Mitarbeiter.

Wie können japanische Manager im Ausland erfolgreich sein?

Um als japanischer Expat-Manager in Deutschland erfolgreich zu sein, müssen Sie die deutsche Kultur verstehen und effektiv mit ihr zusammenarbeiten. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, enge Beziehungen zu knüpfen und sich an das lokale Geschäftsumfeld anzupassen. Hier sind einige Tipps, die japanischen Expat-Managern helfen, in Deutschland erfolgreich zu sein:

Verstehen der deutschen Geschäftskultur

• Die Deutschen schätzen Effizienz, Pünktlichkeit und Präzision. Seien Sie organisiert und halten Sie Fristen ein.
• Die Entscheidungsfindung in Deutschland ist eher konsensorientiert. Nehmen Sie sich Zeit für den Aufbau von Beziehungen und suchen Sie den Input der Teammitglieder.

Verbesserung der Sprachkenntnisse

• Das Erlernen von Grundkenntnissen der deutschen Sprache kann die Kommunikation und das Verhältnis zu den Kollegen verbessern, insbesondere in multinationalen Unternehmen, in denen üblicherweise Englisch gesprochen wird.

Führungsstil anpassen

• Der deutsche Führungsstil kann im Vergleich zum japanischen direkter und durchsetzungsfähiger sein. Seien Sie bereit, klar und selbstbewusst zu kommunizieren, aber auch offen für Feedback zu sein.

Beziehungen aufbauen

• Networking ist in der deutschen Geschäftskultur von entscheidender Bedeutung. Nehmen Sie an gesellschaftlichen Veranstaltungen teil, knüpfen Sie Kontakte und beteiligen Sie sich an Teamaktivitäten, um gute Beziehungen zu Kollegen und Untergebenen zu pflegen.

Work-Life-Balance fördern

• Die Deutschen legen Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance. Respektieren Sie Grenzen und ermutigen Sie Ihr Team zu einem ausgewogenen Arbeitsansatz.

Lernen Sie das rechtliche und regulatorische Umfeld kennen

• Machen Sie sich mit den deutschen Gesetzen und Vorschriften vertraut, um deren Einhaltung zu gewährleisten und rechtliche Probleme zu vermeiden. Ein Beispiel für die Steuervorschriften finden Sie weiter unten in meinen Ausführungen.

Seien Sie offen für Feedback

• Die Deutschen schätzen konstruktive Kritik und offene Kommunikation. Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zu geben, und seien Sie offen für die Entgegennahme und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen.

Anpassung an hierarchische Strukturen:

• Deutsche Unternehmen haben oft eine hierarchischere Struktur. Verstehen Sie die Berichtslinien und respektieren Sie die Befehlskette innerhalb der Organisation.

Managementpraktiken lokalisieren

• Bewahren Sie Ihre eigene kulturelle Identität und passen Sie Ihre Managementpraktiken an die lokalen Erwartungen an. Seien Sie flexibel in Ihrer Herangehensweise an Führung und Entscheidungsfindung.

Kulturelle Bildung anstreben

• Erwägen Sie die Teilnahme an kulturellen Trainingsprogrammen, um die deutsche Arbeitskultur besser zu verstehen und sich an sie anzupassen.

Denken Sie daran, dass eine erfolgreiche Integration eine Kombination aus dem Respekt vor der lokalen Kultur, der Anpassung Ihrer eigenen Praktiken und der Pflege positiver Beziehungen zu den Kollegen erfordert. Seien Sie aufgeschlossen, geduldig und zeigen Sie echtes Interesse daran, das deutsche Arbeitsumfeld zu verstehen und sich darauf einzulassen.

Wie können japanische Expat-Manager schnell die Steuervorschriften in Deutschland studieren?

Das Studium des steuerlichen Umfelds in Deutschland ist für japanische Expatriates von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. Hier finden Sie Schritte, die japanische Expats unternehmen können, um die Steuervorschriften in Deutschland zu verstehen:

Experten konsultieren

Lassen Sie sich von Steuerfachleuten wie Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern beraten, die auf das deutsche Steuerrecht spezialisiert sind. Sie können Ihnen eine auf Ihre spezifische Situation zugeschnittene Beratung anbieten.

Online-Ressourcen

• Wenn Sie sich über Steuern in Deutschland informieren möchten, besuchen Sie die Websites der deutschen Steuerverwaltung, z. B. des Bundesamts für Steuern und des Finanzministeriums. Diese Websites bieten in der Regel ausführliche Informationen über Steuervorschriften, Formulare und Anweisungen.

Steuerleitfäden und Veröffentlichungen

• Schauen Sie in Steuerleitfäden und Publikationen nach, die das deutsche Steuersystem im Detail erklären. Sie können diese Ressourcen von Regierungsbehörden, Steuerberatungsfirmen oder angesehenen, auf Steuerfragen spezialisierten Verlagen erhalten.

Teilnahme an Workshops und Seminaren

• Nehmen Sie an Workshops oder Seminaren teil, die von Steuerbehörden, Handelskammern oder Berufsverbänden organisiert werden. Diese Veranstaltungen bieten oft Einblicke in aktuelle Änderungen der Steuergesetze und -vorschriften.

Lokale Vernetzung

• Knüpfen Sie Kontakte zu Expats, Einheimischen und Mitgliedern der Wirtschaftskammer. Tauschen Sie Erfahrungen aus und holen Sie sich praktische Ratschläge. Dies wird Ihnen helfen, sich im deutschen Steuersystem zurechtzufinden.

Hilfe für Expatriates in Anspruch nehmen

• Einige Organisationen und Dienstleister bieten Unterstützung für Expatriates an, einschließlich Hilfe bei steuerlichen Angelegenheiten. Informieren Sie sich über diese Ressourcen, um spezielle Unterstützung zu erhalten.

Über Änderungen informiert bleiben

• Informieren Sie sich regelmäßig über die neuesten Steuergesetze und -vorschriften. Änderungen in der Steuerpolitik können sich erheblich auf Ihre finanzielle Situation auswirken, daher ist es wichtig, immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Wohnsitzregeln verstehen

• Machen Sie sich mit den Aufenthaltsbestimmungen in Deutschland vertraut, da diese Ihren Steuerstatus und Ihre Verpflichtungen beeinflussen können. Die Kenntnis dieser Vorschriften hilft Ihnen bei der Planung und Verwaltung Ihrer Steuerverbindlichkeiten.

Steuerabkommen

• Verstehen Sie alle Steuerabkommen zwischen Japan und Deutschland. Diese Abkommen können sich auf die Art und Weise auswirken, wie die Steuerbehörden Ihr Einkommen besteuern, und sie können eine Entlastung von der Doppelbesteuerung bieten.

Finanzielle Transaktionen dokumentieren

• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über finanzielle Transaktionen, Einnahmen und Ausgaben. Eine genaue Dokumentation ist für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten unerlässlich und kann bei Steuerprüfungen hilfreich sein.

Japanische Expatriates in Deutschland können mit diesen Strategien die lokalen Steuergesetze erlernen und befolgen und die Finanzen ihres Unternehmens verwalten.

Wie s&w japanische Expats und Unternehmen unterstützen kann

s&w hat zahlreiche japanische Firmen und deren japanische Expat-Manager z.B. bei den folgenden Aufgaben unterstützt:

– Ad-hoc-Beratung in Finanzbuchhaltungs- und Steuerfragen

– Digitalisierung der Arbeitsabläufe in der Buchhaltung

– Unterstützung bei der Umstellung eines bestehenden ERP-Systems auf SAP

– Kommunikation mit dem externen Prüfer

– Management der Prüfungsvorbereitung

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um unser japanisches Desk-Team kennen zu lernen und zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können. Unser Team hat meist einen Big4-Hintergrund, weiß, wie man mit Prüfern und Behörden umgeht, und ist praxisorientiert.

Naomi Kaneko, Leiterin des Japanischen Desk bei s&w, lebt seit mehr als 15 Jahren in Deutschland und ist eine zertifizierte deutsche Buchhalterin. Sie kann Ihnen helfen, Herausforderungen in Ihrer eigenen Sprache zu meistern.

Quelle: s&w (eigene Darstellung); Thomas Wirtz

Foto: Pixabay

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