Verlagerung der Buchführung ins Ausland: Vorschriften und wie Sie Strafen vermeiden können

Die deutschen Vorschriften zur Verlagerung der elektronischen Rechnungsstellung sind in den letzten Jahren flexibler geworden.

Unternehmen können elektronische Bücher und Aufzeichnungen nun nicht nur in der EU/im EWR, sondern auch in anderen Ländern führen und verwalten, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Dazu gehören Länder wie die USA, die Schweiz oder das Vereinigte Königreich, die häufig als Outsourcing-Standorte genutzt werden.

Der Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 5. August 2026 sieht eine neue Umzugsstrafe (sog. Verlagerungsgeld) für Unternehmen vor, die die Vorschriften zur grenzüberschreitenden Buchführung nicht einhalten.

In diesem Leitfaden wird erläutert, welche Änderungen sich ergeben, wann Strafen verhängt werden können und wie sich Steuer- und Finanzabteilungen darauf vorbereiten können. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Cloud-Lösungen und ausgelagerten Dienstleistungen.

Rahmenbedingungen für die Verlagerung der elektronischen Buchführung

Grundsätzlich müssen Bücher und Aufzeichnungen in Deutschland aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung (AO) lässt unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen für die elektronische Buchführung zu:

Verlagerung innerhalb der EU/des EWR Elektronische Bücher und Aufzeichnungen können in einem oder mehreren EU-Mitgliedstaaten aufbewahrt werden. Ein förmlicher Antrag ist nicht erforderlich, jedoch gilt Folgendes:

• die Besteuerung darf nicht beeinträchtigt werden; und
• Die deutschen Steuerbehörden müssen uneingeschränkten Zugriff auf steuerrelevante Daten behalten.

Verlagerung in Drittstaaten Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen auch in einem oder mehreren Nicht-EU-Staaten geführt werden. Dies ist nur zulässig, wenn der Steuerpflichtige einen Antrag beim zuständigen deutschen Finanzamt stellt und bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, darunter:

• Offenlegung der Standorte der Datenverarbeitung und der Dienstleister,
• Einhaltung der Verfahrenspflichten gemäß der Abgabenordnung („AO“),
• uneingeschränkter elektronischer Zugriff für die Steuerbehörden,
• keine Beeinträchtigung der Besteuerung.

Papierunterlagen müssen weiterhin in Deutschland aufbewahrt werden. Es dürfen lediglich elektronische Bücher und Unterlagen – oder Teile davon – verlegt werden.

Diese Vorschriften haben vielen Konzernen dabei geholfen, ihre Buchführung zu zentralisieren und auf globales Outsourcing zurückzugreifen. Gleichzeitig können die Steuerbehörden Genehmigungen widerrufen und eine Rückverlagerung der elektronischen Buchführung verlangen.

Was gibt es Neues: Das Verlagerunggeld

Der Gesetzentwurf sieht eine spezifische Sanktion im Zusammenhang mit der Verlagerung der elektronischen Buchführung vor. Er ändert zwar nichts daran, ob eine Verlagerung zulässig ist, verschärft jedoch die Konsequenzen bei Verfahrensfehlern.

Gemäß der geplanten Regelung in § 146 Abs. 2c AO gilt für das Verlagerungsgeld Folgendes:

• liegt zwischen 2.500 Euro und 100.000 Euro, und
• bezieht sich auf Pflichtverletzungen, die in direktem Zusammenhang mit einem Standortwechsel stehen.

In der Praxis steht den Steuerbehörden damit ein gezieltes Instrument zur Verfügung. Anstatt sich ausschließlich auf allgemeine Sanktionen und formelle Maßnahmen zu stützen, können sie Verstöße im Zusammenhang mit Unternehmensverlagerungen direkt ahnden.

Auslöser und Höhe: Wann kann die Strafe verhängt werden?

Das Verlagerunsgeld kann verhängt werden, wenn ein Steuerpflichtiger:

Ignoriert eine Aufforderung zur Rückführung: Wenn die Steuerbehörde eine Rückführung der elektronischen Buchführung anordnet – beispielsweise nach dem Widerruf einer Drittlandzulassung – und der Steuerpflichtige dieser Aufforderung nicht nachkommt, kann eine Geldbuße verhängt werden. Zu den entsprechenden Fällen gehören:

• kein Umzug innerhalb der festgelegten Frist,
• unvollständige Verlagerung, wobei sich wichtige Daten noch im Ausland befinden,
• das Versäumnis, nachzuweisen, dass der Rückzug ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Verstöße gegen Pflichten im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung Die Genehmigung einer Umsiedlung in ein Drittland oder einer zulässigen Umsiedlung innerhalb der EU/des EWR ist mit fortbestehenden Pflichten verbunden. Diese erfordern in der Regel Folgendes:

• Der uneingeschränkte Datenzugriff für die deutschen Steuerbehörden bleibt erhalten,
• die verfahrensrechtlichen Pflichten gemäß der AO weiterhin erfüllt sind,
• Die Umsiedlungsregelung hat keine steuerlichen Auswirkungen.

Werden diese Verpflichtungen nicht erfüllt, beispielsweise aufgrund von Änderungen an der IT-Architektur oder bei den Dienstleistern, kann die Sanktion auch dann verhängt werden, wenn auf dem Papier eine Genehmigung vorliegt.

Verlagerung der elektronischen Buchführung in Drittländer ohne Genehmigung Wird die elektronische Buchführung ohne die erforderliche Genehmigung der zuständigen Steuerbehörde in ein oder mehrere Drittländer verlagert, stellt dies einen unmittelbaren Auslöser für die Verhängung einer Geldbuße dar. Dazu gehören:

• die Migration von Kernsystemen ohne eine Anwendung,
• und später Teile aus Drittländern hinzuzufügen, wodurch Teile der Buchhaltung faktisch verlagert werden.

Der Spanne von 2.500 Euro bis 100.000 Euro ermöglicht es den Steuerbehörden, die Höhe der Geldbuße an den Umfang und die Dauer des Verstoßes anzupassen.

Warum eine nicht genehmigte Verlagerung (Umzügen) in ein Drittland besonders riskant ist

Moderne Buchhaltungssysteme sind komplex. Sie umfassen häufig:

• ERP- und Hauptbuchsysteme,
• Rechnungs- und Workflow-Tools,
• Plattformen zur Dokumentenarchivierung,
• Schnittstellen und Middleware,
• Cloud-Hosting, Speicher- und Datensicherungsdienste.

In solchen Konstellationen beschränkt sich die Verlagerung nicht darauf, dass ein Hauptserver ins Ausland verlegt wird. Ein Risiko entsteht auch in folgenden Fällen:

• Die Produktionsdaten werden in Rechenzentren in Drittländern gehostet,
• Sicherungskopien oder Notfallwiederherstellungsstandorte befinden sich in Drittländern,
• Daten werden aus Gründen der Geschwindigkeit oder zur Datensicherung in Regionen in Drittländern kopiert,
• Administratoren oder Supportmitarbeiter greifen aus Drittländern auf Systeme zu,
• Bestimmte Bereiche der Buchhaltung, wie beispielsweise Nebenbücher oder die Rechnungsbearbeitung, werden von Dienstleistungszentren in Drittländern abgewickelt.

Da die Verlagerung in Drittländer einer Genehmigung bedarf, müssen alle relevanten Aktivitäten im Bereich der elektronischen Buchführung in Drittländern sorgfältig geprüft werden. Der Gesetzentwurf selbst enthält keine konkreten technischen Vorschriften für regionenübergreifende Cloud-Konfigurationen oder verteilte Dienste.

Ein praktischer Ansatz zur Einhaltung der Vorschriften besteht daher darin:

• jede Beteiligung eines Drittlandes an zentralen Buchhaltungsdaten oder -vorgängen so zu behandeln, als falle sie möglicherweise unter die Verlagerungsregelung; und
• Prüfen Sie sorgfältig, ob diese Rolle:
  • deutlich außerhalb des Umfangs der Verlagerung liegt, beispielsweise eine reine Supportdienstleistung, oder
  • wird durch eine bestehende Genehmigung abgedeckt und entsprechend dokumentiert.

Sollten weiterhin Zweifel bestehen, sollten Steuerpflichtige beim Finanzamt um Klärung bitten oder die Konstellation ändern, um eine nicht genehmigte Verlagerung in ein Drittland zu vermeiden.

Praktische Checkliste: So verringern Sie das Risiko von Strafzahlungen bei Versetzungen

Um das Verlagerungsrisiko gut zu bewältigen, benötigen Steuer- und Finanzteams einen klaren Überblick über ihre technischen und organisatorischen Strukturen. Die folgenden Schritte helfen dabei, diesen Überblick zu gewinnen und sich auf die neue Strafzahlung vorzubereiten:

Erstellen Sie eine Übersicht über die Landschaft der elektronischen Buchführung. Führen Sie alle Systeme auf , die Bestandteil der elektronischen Buchführung sind, darunter:

• ERP, Hauptbuch und Nebenbücher,
• Tools für den Rechnungsempfang und die Rechnungsbearbeitung,
• Lösungen für Dokumentenmanagement und Archivierung,
• E-Rechnungen, Buchhaltungssoftware (digitale Buchhaltung, Buchhaltungssoftware) und digitale Buchhaltungstools.

Berücksichtigen Sie auch ausgelagerte Dienste und Cloud-Plattformen, nicht nur interne Anwendungen.

Verarbeitung und Speicherung von Dokumentdaten – Erfassen Sie , wo sich die Daten befinden:

• in der Produktion gespeichert und verarbeitet,
• kopiert oder gespiegelt,
• gesichert und archiviert,
• für die Notfallwiederherstellung bereitgehalten.

Erfassen Sie, von wo aus Administratoren und Support-Teams auf Systeme zugreifen, einschließlich Fernzugriffen aus dem Ausland.

Identifizieren und kennzeichnen Sie Elemente aus Drittländern . Geben Sie für jeden Teil an, ob er Folgendes beinhaltet:

• Hosting oder Speicherung in einem Drittland,
• die tägliche Leitung oder Verwaltung von einem Drittland aus.

Unterscheiden Sie klar zwischen:

• Elemente aus Drittländern, die unter ausdrückliche Genehmigungen fallen, und
• nicht genehmigte Engagements in Drittländern.

Zentralisieren Sie die Genehmigungen für Umzüge und den damit verbundenen Schriftverkehr. Führen Sie eine Akte mit folgenden Unterlagen:

• Anträge auf die Verlagerung der elektronischen Buchführung in Drittländer,
• von den Steuerbehörden erteilte Genehmigungen, einschließlich der damit verbundenen Auflagen,
• Korrespondenz bezüglich Änderungen an Systemen oder Standorten.

Stellen Sie sicher, dass die Datei auf dem neuesten Stand und für Audits oder Anfragen leicht zugänglich ist.

Erstellen und testen Sie einen Rückzugsplan. Legen Sie die internen Rollen und Zuständigkeiten fest :

• Steuer- und Finanzwesen im Hinblick auf die Koordinierung der Regulierung,
• IT bei technischen Umzügen.

Legen Sie Prozesse fest für:

• die Daten zu exportieren und zurück nach Deutschland oder an einen anderen zulässigen Standort zu übertragen,
• das Zurücksetzen von Systemen und das Herunterfahren von Umgebungen in Drittländern,
• um der Steuerbehörde nachzuweisen, dass der Rückzug abgeschlossen wurde.

Führen Sie nach Möglichkeit Testmigrationen oder zumindest Simulationsübungen zur Planung durch.

Diese Checkliste wandelt abstrakte Umzugsaufgaben in konkrete operative Schritte um und kann das Risiko von Strafen verringern.

 

Typische Hochrisikoszenarien unter der neuen Regelung

Auf der Grundlage des Gesetzentwurfs und der geltenden Vorschriften lassen sich mehrere Szenarien als mögliche Auslöser für Umsiedlungsstrafen ausmachen:

Versteckte Cloud-Nutzung in Drittländern: Ein Konzern verlagert sein ERP-System zu einem großen Cloud-Anbieter. Aufgrund von Standardeinstellungen oder späterer Anpassungen werden die Daten schließlich in Regionen außerhalb der EU kopiert, beispielsweise aus Gründen der Geschwindigkeit oder Ausfallsicherheit. Es wurde keine Genehmigung für die Verlagerung beantragt, und die Steuerabteilungen wissen nichts von der Präsenz in Drittländern.

Datensicherung und Notfallwiederherstellung in Drittländern: Die Primärsysteme verbleiben in der EU, doch die Datensicherungen oder Notfallwiederherstellungsstandorte werden in Rechenzentren in Drittländern untergebracht. Aus steuerrechtlicher Sicht kann dies als teilweise Verlagerung der elektronischen Buchführung gelten und ohne entsprechende Genehmigung zu Strafen führen.

Nichteinhaltung nach Widerruf der Genehmigung Eine Verlagerung in ein Drittland wurde ursprünglich genehmigt. Im Laufe der Zeit werden die Voraussetzungen jedoch nicht mehr erfüllt, beispielsweise weil sich die Zugangsverfahren ändern oder neue Anbieter hinzukommen, ohne dass dies offengelegt wird. Die Steuerbehörde widerruft die Genehmigung und ordnet eine Rückverlagerung an. Der Steuerpflichtige führt die Rückverlagerung nicht fristgerecht durch oder kann nicht nachweisen, dass die Rückverlagerung vollständig erfolgt ist.

Unzureichende Verfahrensdokumentation Bei einer Steuerprüfung kann der Steuerpflichtige Folgendes nicht nachweisen:

• • wo Buchhaltungsdaten im Einzelnen gespeichert und verarbeitet werden,
  • wie der Zugriff für die Steuerbehörde gewährleistet wird,
  • Welche Zulassungen gelten für welche Teile?

Dies könnte dazu führen, dass die Behörde zu dem Schluss kommt, dass die Verpflichten zur Umsiedlung verletzt wurden, und eine Sanktion verhängt.

Diese Szenarien zeigen, dass das Risiko einer Verlagerung häufig auf technische Änderungen und Konfigurationsdetails zurückzuführen ist und nicht nur auf die strategische Entscheidung, die Buchhaltung ins Ausland zu verlagern.

Was im Verlauf des Entwurfs zu beachten ist

Im weiteren Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens werden folgende Punkte von Bedeutung sein:

Definition des Begriffs „Verlagerung“ in komplexen IT-Umgebungen Wie die Behörden damit umgehen werden:

• Cloud-Bereitstellungen in mehreren Regionen,
• hybride On-Premise-/Cloud-Modelle,
• dezentrale Dienste wie separate Rechnungsstellung, Archivierung und Auswertung in verschiedenen Rechtsräumen.

Geltungsbereich der elektronischen Buchführung: Klarheit darüber, welche Systeme und Daten im Rahmen der elektronischen Buchführung für Umzugszwecke berücksichtigt werden, insbesondere wenn steuerrelevante und nicht steuerrelevante Daten vermischt sind.

Behandlung von Drittländern: Gibt es eine besondere Handhabung für Länder mit bestimmten Datenschutzvorschriften oder Angemessenheitsbeschlüssen, und inwiefern steht dies im Zusammenhang mit Genehmigungen zur Datenübermittlung?

Nachweisanforderungen für Genehmigungen und Abgaben Praktische Erwartungen hinsichtlich:

• Nachweis der Zulassung und ihres Geltungsbereichs,
• laufender Nachweis des Datenzugriffs und der Einhaltung der Verfahrensvorschriften,
• Zulässige Formate und Schritte zum Nachweis eines abgeschlossenen Rückzugs.

Steuer- und Finanzteams sollten sich an Leitlinien, Verwaltungspraktiken und die Rechtsprechung halten, damit ihre internen Standards weiterhin den neuen Erwartungen entsprechen.

Fazit: Schaffen Sie Betriebsbereitschaft im Zusammenhang mit einem Standortwechsel

Der Gesetzentwurf sieht eine Umzugsstrafe in Höhe von 2.500 bis 100.000 Euro vor, die auf drei Fälle abzielt:

• die Nichtbefolgung einer Aufforderung zum Rückverlagerung,
• Verstöße gegen Verpflichtungen im Zusammenhang mit einer Verlagerung im Rahmen einer genehmigten oder zugelassenen Regelung,
• die nicht genehmigte Verlagerung der elektronischen Buchführung in Drittländer.

Für Unternehmen, die auf globale Cloud- und Outsourcing-Lösungen angewiesen sind, sollte die zentrale Reaktion operativer Natur sein und nicht nur formaler Art:

• den gesamten System- und Datenumfang der elektronischen Buchführung zu erfassen,
• alle Teile aus Drittländern zu identifizieren und deren Zulassungsstatus zu überprüfen,
• Genehmigungen und Korrespondenz in einem gut strukturierten Ablagesystem organisieren,
• Entwerfen und testen Sie einen praktischen Plan, um bei Bedarf wieder auf die elektronische Buchführung umzustellen.

Durch diesen proaktiven Ansatz werden die Umzugsbestimmungen von einer Strafgefahr zu einem überschaubaren Bereich der Compliance. Zudem hilft er Unternehmen dabei, künftige Prüfungen und Regeländerungen mit größerer Zuversicht zu bewältigen.

Fragen und Antworten

Frage: Verbietet der Gesetzentwurf die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland?

Kurze Antwort: Nein. Der Gesetzentwurf ändert nichts Wesentliches an der Möglichkeit, elektronische Bücher und Aufzeichnungen zu verlagern. Eine Verlagerung innerhalb der EU/des EWR ist weiterhin ohne formellen Antrag möglich, sofern die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird und die deutschen Steuerbehörden uneingeschränkten Zugriff behalten. Auch die Verlagerung in Drittländer ist weiterhin möglich, erfordert jedoch die Genehmigung durch das zuständige deutsche Finanzamt sowie die fortlaufende Einhaltung der Voraussetzungen.

Frage: In welchen Situationen kann das neue Verlagerungsgeld hauptsächlich ausgelöst werden?

Kurze Antwort: Die Sanktion kann in drei Hauptfällen verhängt werden: bei Nichtbefolgung einer Aufforderung der Steuerbehörde zur Rückverlegung, bei Verstößen gegen Pflichten im Zusammenhang mit einer genehmigten oder zugelassenen Verlagerung sowie bei der Verlagerung der elektronischen Buchführung in Drittländer ohne die erforderliche Genehmigung. Der vorgesehene Sanktionsrahmen liegt zwischen 2.500 EUR und 100.000 EUR.

Frage: Warum können Cloud- und Outsourcing-Lösungen ein Verlagerungsrisiko darstellen, selbst wenn sich das Hauptsystem scheinbar in der EU befindet?

Kurze Antwort: Moderne Buchhaltungssysteme umfassen häufig Datensicherungen, Notfallwiederherstellung, Datensätze, Middleware, Archivierungstools und Fernverwaltung. Wenn steuerrelevante Buchhaltungsdaten oder -vorgänge Standorte in Drittländern betreffen, kann dies als relevante Verlagerung oder Teilverlagerung gelten. Das Risiko ist am größten, wenn Steuerteams nicht wissen, dass Cloud-Einstellungen, Support-Zugriff oder Backup-Einstellungen eine Präsenz in Drittländern begründen.

Frage: Was sollten Steuer- und Finanzteams als Erstes unternehmen, um das Risiko zu verringern?

Kurze Antwort: Sie sollten zunächst die gesamte Landschaft der elektronischen Buchhaltung erfassen, einschließlich ERP-Systemen, Nebenbüchern, Rechnungsbearbeitungstools, Archiven, Cloud-Plattformen, Datensicherungen und ausgelagerten Dienstleistungen. Anschließend sollten sie dokumentieren, wo Daten gespeichert, verarbeitet, kopiert, gesichert und abgerufen werden, und alle Elemente in Drittländern mit den bestehenden Genehmigungen abgleichen.

Frage: Warum ist ein Rückzugsplan wichtig?

Kurze Antwort: Die Steuerbehörden können Genehmigungen widerrufen und die Rückkehr zur elektronischen Buchführung verlangen. Ein Rückverlagerungsplan hilft dem Unternehmen, innerhalb der festgelegten Frist zu reagieren, Daten und Systeme nach Deutschland oder an einen anderen zulässigen Standort zu verlagern, nicht konforme Umgebungen in Drittländern stillzulegen und der Steuerbehörde nachzuweisen, dass die Rückverlagerung ordnungsgemäß abgeschlossen wurde.

Fotos / Illustrationen: KI-generiert (erstellt mit dem Semrush Content Toolkit)

Quelle: Haufe, Bundesfinanzministerium, KPMG, NWB

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