Problem
Ein Anbieter von Oldtimer-Ersatzteilen im Online-Versand hatte Schwierigkeiten, Ausgangsrechnungen aus der ERP-Software JTL abzugleichen. Dies führte zu einer OPOS mit vielen unbezahlten Rechnungen und offenen PayPal-Zahlungen. Solch eine Situation hätte bei einer Finanzamtsprüfung zu Problemen und im Extremfall zu Einnahmenschätzungen geführt. Diese Hürde führte zu einer besorgniserregenden Anhäufung offener Posten in ihren Finanzunterlagen, vor allem in Form von unbezahlten Rechnungen und ungelösten PayPal-Zahlungen. Die Auswirkungen dieses Dilemmas konnten weitreichende Folgen haben und sowohl die finanzielle Stabilität des Unternehmens als auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften beeinträchtigen.
Wenn diese Situation nicht angegangen wird, kann sie sich zu einer Reihe von Problemen ausweiten, die über bloße finanzielle Unannehmlichkeiten hinausgehen. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt könnten beispielsweise zahlreiche offene Posten und nicht beglichene Rechnungen aufhorchen lassen und unerwünschte Untersuchungen nach sich ziehen. Die Unfähigkeit, Konten zeitnah abzustimmen, könnte nicht nur Fragen zu den Finanzpraktiken des Unternehmens aufwerfen, sondern auch Zweifel an der Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung aufkommen lassen.
Im schlimmsten Fall könnten die ungelösten finanziellen Diskrepanzen zu einer Schätzung der Einnahmen durch die Steuerbehörden führen. Dies würde nicht nur den Cashflow des Lieferanten stören, sondern auch seinen Ruf und seine Glaubwürdigkeit als zuverlässiger Geschäftspartner in Frage stellen. Die Glaubwürdigkeit ihrer Finanzunterlagen ist nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Förderung des Vertrauens ihrer Kunden, Partner und Interessengruppen.
Um diese potenziell schwerwiegenden Folgen abzuwenden, musste der Lieferant rasch eine umfassende Lösung implementieren, die seine Ausgangsrechnungen mit seinem ERP-System harmonisierte und die Unstimmigkeiten, die zu den offenen Posten geführt hatten, beseitigte. Durch einen proaktiven Abgleich dieser Diskrepanzen könnten sie sich vor den Risiken von Prüfungen, finanziellen Ungenauigkeiten und potenziellen Einnahmenschätzungen schützen. Darüber hinaus würden solche Maßnahmen es ihnen ermöglichen, ein nahtloses und transparentes finanzielles Ökosystem aufrechtzuerhalten, ihre Position auf dem wettbewerbsorientierten Online-Ersatzteilmarkt zu festigen und das Vertrauen ihrer Kunden und Partner gleichermaßen zu sichern.
Lösung
In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden richtete unser Team zunächst ein Parallelsystem in DATEV ein, das später “live” ging. Hier haben wir die API-Schnittstelle von JTL zu DATEV (Rechnungsdatenservice 2.0) genutzt, um Ausgangsrechnungen automatisch an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Darüber hinaus haben wir mit Hilfe der integrierten PayPal-Schnittstelle von DATEV und dem Einsatz von Lerndateien eine weitgehende Automatisierung beim Ausgleich der offenen Posten ermöglicht. Das Problem wurde erfolgreich gelöst.
