Die Kassen-Nachschau bei der Betriebsprüfung: Was ist zu beachten?

Nachdem unsere Steuerkanzlei einen Corona-bedingten Rückgang der Betriebsprüfungsaktivität in den letzten Wochen verzeichnen konnten, normalisiert sich derzeit die Durchführung von Außenprüfungen, aber auch der sog. Kassen-Nachschauen.

Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Der Kassen-Nachschau unterliegen u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Die Kassen-Nachschau ist keine Betriebsprüfung. Deshalb gelten die Vorschriften für eine Außenprüfung nicht. Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen Amtsträger während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassen-Nachschau nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist noch keine Durchsuchung. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.

Folgende Hinweise zur Kassen-Nachschau:

• Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau darf formlos erlassen werden, z. B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises.
• Nachdem der Finanzbeamte sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet.
• Der Steuerpflichtige hat ab dem 1. Januar 2018 auf Verlangen des Finanzbeamten für einen vom Finanzbeamten bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen zu gewähren. Der Amtsträger kann in diesen Fällen auch schon vor dem 1. Januar 2020 verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.
• Nach dem 31. Dezember 2019 sind digitale Aufzeichnungen über eine digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnittstelle vor dem 1. Januar 2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.
• Auf Anforderung des Amtsträgers sind die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem (Kassensystem) einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen, d. h. es sind Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen. Deshalb ist es wichtig, dass betroffene Unternehmer eine Verfahrensdokumentation zum Kassensystem zu jeder Zeit vorlegen können. Falls diese nicht vorgelegt werden kann, besteht das Risiko einer Hinzuschätzung von Einnahmen.

Sprechen Sie uns gerne dazu an, damit Sie auf den Fall des Falles vorbereitet sind.

Quelle: Anwendungserlass der Abgabenordnung, BMF Schreiben zur Kassennachschau, NWB

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